Processo nº 4.523/2009-7

RELATÓRIO DE IMPACTO
DA AUDITORIA DO ROL DE RESPONSÁVEIS

SUMÁRIO

Página 
1.	Introdução
1.1.	Decisão que determinou a realização da auditoria
1.2.	Objetivos da auditoria
1.3.	Escopo da auditoria
1.4.	Principais constatações da equipe de auditoria
1.4.1.	Composição do Rol de Responsáveis
1.4.2.	Conformidade do cadastro do Rol de Responsáveis com a legislação
1.4.3.	Atualidade e veracidade das informações constantes no cadastro
1.4.4.	Adequação das naturezas de responsabilidade
1.4.5.	Prazos de gestão dos agentes responsáveis
1.4.6.	Prazos de designação/ exoneração dos agentes responsáveis
1.5.	Responsável pelo monitoramento (avaliação de impacto)
1.6.	Cronograma das atividades de monitoramento (avaliação de impacto)
2.	Análise do cumprimento das recomendações
3. Proposta de encaminhamento
4.Conclusão	13

							

1.	Introdução 
Trata o presente de relatório de impacto da auditoria de conformidade, concluída em 5 de fevereiro de 2009, com base no SIAFI (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal) e no Sistema de Gestão de Pessoas (Mentorh).
A auditoria previamente realizada objetivou o exame da conformidade do Rol de Agentes Responsáveis com os dispositivos contidos na Instrução Normativa (IN) do Tribunal de Contas da União (TCU) nº. 57/08 e nas Decisões Normativas TCU nos. 93 e 94/08. Na oportunidade, verificou-se, também, a atualização do cadastro do Rol de Responsáveis.
A presente ação de monitoramento está prevista no Plano Anual de Ações de Controle (PAAC) de 2010. Após a fase preparatória de planejamento, as atividades de execução foram inauguradas com a expedição do Memo. SCGOF (Seção de Controle de Gestão Orçamentária e Financeira) nº. 4/2010, de 8/2/10, no qual foi sugerida a solicitação de processo para análise (Processo TRT p.g. n°. 4.523/09-7). 
Para consecução deste procedimento, foram observadas técnicas semelhantes às utilizadas rotineiramente no TCU, conforme disposto no Manual de Monitoramento de Auditorias de Natureza Operacional do TCU (Portaria TCU nº. 12/2002), dando pleno exercício das competências dispostas no Ato TRT. nº. 101/05 e suas alterações.
	   						
1.1.	Decisão que determinou a realização da auditoria
Foi previsto no PAAC de 2009 o mero exame do cadastro do Rol de Responsáveis. Contudo, em vista da desatualização do cadastro, verificada após um exame preliminar dos dados, optou-se, com aprovação superior, por realizar uma análise mais completa, sob a forma de auditoria. 

1.2.	Objetivos da auditoria 
Identificar se a composição do Rol de Responsáveis atende à legislação vigente no período, inclusive quanto às naturezas de responsabilidade; assegurar que o cadastro dos responsáveis pela gestão, no SIAFI, contém as informações determinadas pela legislação e se estão corretas e atualizadas; bem como aferir se os prazos de designação/ exoneração correspondem aos dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração.

1.3.	Escopo da auditoria
Verificação no SIAFI do cadastro do Rol de Responsáveis, referente ao exercício de 2008.

1.4.	Principais constatações da equipe de auditoria
1.4.1.	Composição do Rol de Responsáveis
A composição do Rol de Responsáveis atende à legislação vigente no período, inclusive quanto às naturezas de responsabilidade?
Sim. Contudo, de acordo com a IN 57/08, de 27/8/08, o Rol de Responsáveis será composto pelas seguintes naturezas de responsabilidade, se houver:
- dirigente máximo da unidade jurisdicionada que apresenta as contas;
- membro de diretoria; e
- membro de órgão colegiado que, por definição legal, regimental ou estatutária, seja responsável por atos de gestão. 
O TRT da 7ª. Região, no período analisado, utilizou, em sua composição de Rol de Responsáveis, as naturezas de responsabilidade: 100, 103, 110, 137, 138, 301, 306 e 926. Portanto, o dirigente máximo compõe o rol com a natureza 100 – Ordenador de Despesa. Para a conformidade precisa à IN 57/08, no entanto, seria necessário incluir a natureza 132 – Dirigente Máximo da Unidade Jurisdicionada que Apresenta as Contas, tendo em vista que este TRT foi indicado para apresentar as contas do exercício de 2008. 
Constatou-se, também, que não se empregava a natureza 207 – Responsável pela Conformidade Contábil, utilizada por vários regionais. 

1.4.2.	Conformidade do cadastro do Rol de Responsáveis com a legislação
O cadastro dos responsáveis pela gestão, no SIAFI, contém as informações determinadas pela legislação?
Sim.
1.4.3.	Atualidade e veracidade das informações constantes no cadastro
As informações do cadastro mantido no SIAFI estão corretas e atualizadas?
Não. Foram detectados indícios de que vários endereços e números de telefone estão desatualizados, ou seja, não correspondem ao cadastro do sistema Mentorh (Sistema de Gestão de Pessoas). Exemplos: endereços do Des. José Antônio Parente da Silva, Des. Manoel Arízio Eduardo de Castro e dos servidores Antônio Manoelito Castelo Branco e Valdemar Moreira Cavalcante; telefones das servidoras Clara de Assis Silveira, Márcia Maria de Sousa Xerez e Elizabeth Maria Chagas Costa Moura. 
Observou-se, também, que algumas datas de designação dos responsáveis e de publicação dos respectivos atos de designação não estavam corretamente cadastradas.
1.4.4.	Adequação das naturezas de responsabilidade
As naturezas são adequadas aos responsáveis?
Sim. 
1.4.5.	Prazos de gestão dos agentes responsáveis
Os prazos de efetiva gestão dos responsáveis são não coincidentes?
Sim.
1.4.6.	Prazos de designação/ exoneração dos agentes responsáveis
Os prazos de designação/ exoneração correspondem aos dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração? 
Não. Algumas datas de designação dos responsáveis não estão corretamente cadastradas.

1.5.	Responsável pelo monitoramento (avaliação de impacto)
Raffaella M.D.D. Lisbôa Mota, Coordenadora de Serviço, com a colaboração de Maura Cristina Brasil Correia, Analista Judiciária, ambas integrantes da SCGOF.

1.6.	Cronograma das atividades de monitoramento (avaliação de impacto)

Quadro 1: Cronograma de atividades
Atividade	Data Prevista	Data Realizada	
Planejamento	1/2 a 5/2/10	1/2 a 5/2/10	
Execução	8/2 a 12/2/10	8/2 a 12/2/10	
Apreciação do pré-relatório de impacto pelos gestores	18/2 a 23/2/10	18/2 a 23/2/10	
Elaboração do relatório de impacto e encaminhamento	24/2 a 5/3/10	24/2 a 5/3/10	
Fonte: SCGOF e dotproject
2.	Análise do cumprimento das recomendações	
Em seguida, apresenta-se um quadro demonstrativo do grau de cumprimento das recomendações e dos impactos decorrentes da auditoria realizada:

Quadro 2: Análise do Cumprimento das Recomendações da Auditoria do Rol de Responsáveis
Recomendação	Situação	Observação	Manifestação das unidades monitoradas	Análise final	
1.	Que seja incluída a natureza de responsabilidade 132 – Dirigente Máximo da Unidade Jurisdicionada que Apresenta as Contas, tal como preceituado pela IN TCU n°. 57/08.
	Cumprida. 	Ver Anexo I.	-	Nada a acrescentar.	
2.	Que seja estudada a conveniência da inclusão da natureza de responsabilidade 207 – Responsável pela Conformidade Contábil. 
	Cumprida. 	Ver Anexo I.	-	Nada a acrescentar. 	
3. Que seja realizada uma revisão/atualização dos dados cadastrais do Rol de Agentes Responsáveis inseridos no SIAFI, com base nos dados do Sistema Mentorh, nas datas de designação dos responsáveis e de publicação dos respectivos atos de designação.	Parcialmente atendida. 
	O exame do cadastro do rol constante do SIAFI demonstra que a atualização foi parcialmente levada a efeito: 
3.1.	a data de publicação da Portaria 1.007/08 é 28 de agosto de 2008 e não 26 de agosto de 2008, como consta no cadastro/ SIAFI;

3.2.	a data de designação de Neiara São Thiago Cysne Frota para as naturezas de responsabilidade 137 e 926 é 8 de novembro de 2004 (data de publicação do Ato 167/04) e não 29 de outubro de 2004, como consta no cadastro/ SIAFI;

3.3.	a data de designação de  Neiara São Thiago Cysne Frota para a nat. de responsabilidade 138 e de publicação do ato respectivo (Ato TRT nº. 22/00) é 4 de abril de 2000 e não 29 de março de 2000, como consta no cadastro/ SIAFI; e

3.4.	um dos números de telefone cadastrado para a agente responsável Elizabeth Maria Chagas Costa Moura não corresponde sequer ao ramal de sua lotação neste Tribunal, mas ao da Divisão de Engenharia. 
(Ver Anexo II).	DSOFC:
“No que diz respeito ao item 3.1., está exata a observação versada pela Assessoria de Controle Interno. No entanto, esta Diretoria encontra-se impossibilitada de proceder à alteração no SIAFI, tendo em vista que o exercício de 2009 já foi encerrado para inclusões/ alterações, conforme documento eletrônico em anexo, bem como a servidora designada para a natureza de responsabilidade 103 já foi exonerada do referido cargo.” (fl. 131)

“Quanto ao item 3.2., a data do Ato nº. 167/2004 é de 29 de outubro/ 2004 e sua publicação no DOJT é de 8 de novembro/2004, como consta no cadastro/ SIAFI e conforme documento em anexo, não havendo, portanto, nenhuma alteração a fazer quanto a natureza de responsabilidade 137. No que se refere à natureza de responsabilidade 926, não há possibilidade de proceder à devida alteração, tendo em vista o encerramento do exercício, conforme documento eletrônico, em anexo.” (fl. 131)

“No que tange ao item 3.3, a observação indigitada pela nobre Assessoria, data vênia, encontra-se equivocada. Após minuciosa análise do item em questão, constatou-se que a data do Ato TRT nº. 22/2000 é de 28 de março/2000 e o mesmo foi publicado no DOJT em 29 de março/2000, conforme documento em anexo. Assim, procedemos à alteração no SIAFI de acordo com a data de designação.” (fl. 131)

“Por fim, no que se refere ao item 3.4, já foi procedida à alteração recomendada”. (fl. 131)	
3.1. De acordo com a manifestação da DSOFC, nada a providenciar. 

3.2. De fato, a data do Ato nº. 167/04 é 29 de outubro de 2004. Contudo, a data de designação, que coincide, nos dois casos (naturezas 137 e 926), com a data de publicação do respectivo Ato, é 8 de novembro de 2004. Tendo em vista o encerramento do exercício de 2009, alterações não são mais permitidas no SIAFI. Contudo, é possível proceder à correção para a natureza de responsabilidade 137 (servidora Neiara São Thiago Cysne Frota) no SIAFI 2010.  

3.3. De fato, a data do Ato TRT nº. 22/00 é 28 de março de 2000. Contudo, a data de designação, que coincide, neste caso, com a data de publicação do referido Ato, é 29 de março de 2000. Portanto, estava equivocada a observação original desta equipe de monitoramento, e estava correto o cadastro do SIAFI 2009, no tocante à natureza 138 (agente Neiara São Thiago Cysne Frota). Contudo, com a alteração de data de designação, realizada pela DSOFC no SIAFI 2010, foi gerado um erro na data de designação, o qual deverá ser corrigido no atual exercício. Portanto, tanto a data de designação como a data de publicação devem ser 29 de março de 2000.    

3.4. Constatou-se que, de fato, foi realizada a correção do número de telefone cadastrado. Nada mais a providenciar. 
	
Fonte: Pesquisa da SCGOF, com base em dados e informações do SIAFI e do Mentorh; e manifestações das unidades monitoradas juntadas aos autos. 

1.	
3.	Proposta de encaminhamento
A fim de permitir que as unidades monitoradas pudessem agregar comentários que julgassem relevantes para a melhor compreensão das questões abordadas, uma versão preliminar do relatório foi enviada à DSOFC e à DG. As duas unidades manifestaram-se, e as respostas relevantes foram transcritas nas linhas e colunas correspondentes do Quadro 2, proporcionando uma perspectiva mais abrangente de cada tópico específico.  O pré-relatório foi criteriosamente examinado e modificado, de modo a incorporar as justificativas e os esclarecimentos considerados pertinentes, o que resultou, enfim, no texto deste relatório final. 

4.   Conclusão
Destarte, constata-se que as recomendações oriundas da auditoria do cadastro do Rol de Agentes Responsáveis obtiveram um nível satisfatório de implementação (83% de taxa média de implementação), conforme apresentado, sucintamente, no quadro abaixo: 

Quadro 3: Situação de Implementação das Recomendações
Recomendações	Situação atual	
1.	Cumprida	
2. 	Cumprida	
3. 	Parcialmente cumprida	
Fonte: pesquisa da SCGOF

Portanto, conclui-se que o exame de conformidade do Rol de Responsáveis obteve um resultado razoável, sugerindo-se apenas, a fim de que as recomendações sejam plenamente cumpridas, que se proceda à atualização das datas de designação da servidora Neiara São Thiago Cysne Frota, para as naturezas de responsabilidade 137 e 138, no cadastro do Rol de Agentes Responsáveis no SIAFI 2010.

À apreciação superior. 

Fortaleza (CE), 3 de março de 2010.

MAURA CRISTINA BRASIL CORREIA
Analista Judiciária

RAFFAELLA M. D. D. LISBÔA MOTA
Coordenadora de Serviço
Seção de Controle de Gestão Orçamentária e Financeira